Z dniem 1 stycznia 2019 r. wejdzie w życie ustawa z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, która wprowadzi szereg zmian w zakresie prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej.
Zasadnicza zmiana dotyczy formy prowadzenia akt pracowniczych. Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca będzie miał wybór pomiędzy postacią papierową oraz elektroniczną. Co istotne, obie formy prowadzenia oraz przechowywania dokumentacji pracowniczej będą równoważne. Szczegółowe zasady dotyczące zakresu, sposobu i warunków prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej określone zostaną w rozporządzeniu ministra właściwego do spraw pracy w porozumieniu z ministrem właściwym do spraw informatyzacji.
Ponadto od 1 stycznia 2019 r. skróceniu ulegnie okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 lat do 10 lat od ustania zatrudnienia.
Nowy krótszy czas przechowywania akt pracowniczych dotyczyć będzie zasadniczo tylko pracowników zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 r.
W przypadku osób zatrudnionych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. skrócenie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat może nastąpić po złożeniu przez pracodawcę do ZUS:
- oświadczenia o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych, których pracodawca zatrudnił w latach 1999 – 2018,
- raportów informacyjnych za wszystkich ubezpieczonych, których pracodawca zatrudnił w latach 1999 – 2018 (złożenie raportu informacyjnego następuje po wyrejestrowaniu z ubezpieczenia).
W przypadku pracowników zatrudnionych przed dniem 1 stycznia 1999 r. dokumentacja pracownicza przechowywana będzie w dalszym ciągu przez okres 50 lat.
Czas przechowywania dokumentacji pracowniczej biegnie od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, a w przypadku złożenia raportu informacyjnego – od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony.
W związku ze zmianami zasad przechowywania dokumentacji pracowniczej na pracodawców nałożone zostaną także dodatkowe obowiązki informacyjne. W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy zobowiązany będzie wydać pracownikowi w postaci elektronicznej lub papierowej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej,
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w terminie.
