Sposobem na udowodnienie, że dokument został udostępniony przez wymagany czas, może być sporządzenie notarialnego protokołu. Praktyka wskazuje, że sądy akceptują tę formę
Przepisy kodeksu spółek handlowych od pewnego czasu przewidują możliwość ogłoszenia planu połączenia spółek na stronie internetowej. Jest to rozwiązanie mniej sformalizowane i zarazem tańsze niż publikacja w tradycyjnej formie (a więc w Monitorze Sądowym i Gospodarczym [przykład]). Jak wynika z obserwacji, spółki coraz częściej korzystają z tej możliwości.. Powstaje jednak pytanie: w jaki sposób spółka uczestnicząca w fuzji może wykazać przed sądem rejestrowym KRS fakt, że ogłosiła plan połączenia na swojej stronie internetowej? W przepisach nie wskazano bowiem odpowiednich procedur.
Oszczędności zachęcają
Możliwość ogłoszenia planu połączenia spółek na stronie internetowej w praktyce istnieje od 2011 r., kiedy to miała miejsce nowelizacja ustawy z 15 września 2000 r. − Kodeks spółek handlowych (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz.1030 ze zm.; dalej k.s.h.). Na podstawie dodanego art. 500 par. 2[1] spółka może ogłosić plan połączenia poprzez jego bezpłatne udostępnienie do publicznej wiadomości na swojej stronie internetowej.
Udostępnienie planu połączenia na stronie internetowej powinno nastąpić nie później niż na miesiąc przed dniem rozpoczęcia zgromadzenia wspólników albo walnego zgromadzenia, na którym ma być powzięta uchwała o połączeniu i powinno być kontynuowane nieprzerwanie do dnia zakończenia zgromadzenia, podejmującego uchwałę w sprawie połączenia. Podobne rozwiązanie przewidziane jest również w odniesieniu do transgranicznego łączenia się spółek (art. 516[4] k.s.h.).
Warunki konieczne
Należy zwrócić uwagę, że przepisy wyraźnie wymagają, aby udostępnienie planu połączenia nastąpiło na stronie internetowej spółki. Ogłoszenie nie może zatem zostać dokonane na innej, dowolnej stronie internetowej.
Jeśli zatem spółka zamierza skorzystać z tej formy ogłoszenia planu połączenia, to jeszcze przed podjęciem pierwszych czynności zmierzających do połączenia, zarząd spółki powinien zgłosić do rejestru przedsiębiorców adres internetowy spółki, a tym samym dopełnić obowiązku przewidzianego w art. 38 pkt 1a ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 1203 ze zm.). Informacja o adresie internetowym zostanie wówczas ujawniona w rejestrze przedsiębiorstw. Poprzez zamieszczenie adresu strony internetowej w rejestrze wyeliminujemy wątpliwość co do tego, czy określony adres jest adresem internetowym spółki.
Nie można bowiem wykluczyć sytuacji, w której sąd rejestrowy zakwestionowałby ogłoszenie planu połączenia na stronie internetowej, która nie została wcześniej zgłoszona do rejestru przedsiębiorców.
Wątpliwości
Przepisy kodeksu spółek handlowych nie przewidują jednak trybu, w jakim spółka biorąca udział w połączeniu powinna wykazać udostępnienie planu połączenia na swojej stronie internetowej. Brak jest również sądowych mechanizmów kontroli nieprzerwanego udostępnienia planu połączenia na witrynie internetowej spółki.
W tej sytuacji wiele spółek szuka odpowiedzi na pytanie: jakie powinny podjąć działania, aby skutecznie udokumentować wykonanie omawianego obowiązku?
Z wizytą u notariusza
Najpewniejszym sposobem udokumentowania udostępnienia planu połączenia na stronie internetowej może być sporządzenie notarialnego protokołu okazania strony internetowej. Najczęściej polega to na tym, że notariusz poświadcza, że plan połączenia widnieje na stronie internetowej i załącza do protokołu wydruki planu ze strony internetowej spółki.
Zalecane jest przy tym wykonanie notarialnego protokołu okazania strony internetowej dwukrotnie, tj. w początkowym oraz w końcowym dniu terminu określonego w art. 500 par. 2[1] k.s.h. W ten sposób można wykazać, że plan połączenia dostępny był na stronie internetowej spółki przez wymagany przepisami czas.
Zakwestionowanie nieprzerwanego udostępnienia planu połączenia wymagałoby w takim przypadku udowodnienia, że w określonym momencie przedziału czasowego zakreślonego przez art. 500 par. 2[1] k.s.h. plan połączenia nie był dostępny na stronie internetowej spółki.
Zapobiegawczo
Należy mieć na uwadze, że skutkiem nieudokumentowania lub nieprawidłowego udokumentowania udostępnienia planu połączenia może być konieczność powtórzenia procedury ogłoszenia planu połączenia, co istotnie opóźni proces łączenia się spółek.
Jak pokazuje praktyka, sądy rejestrowe zaaprobowały notarialny protokół okazania strony internetowej jako formę dokumentowania przez spółki udostępnienia planu połączenia na swojej stronie internetowej.
